Оформляем документы для работника

Сотрудники просят копии документов, чтобы представить в банк, Пенсионный фонд или визовую службу. С 1 июля 2018 года в привычную отметку о заверении копии чиновники добавили еще один реквизит — место, где хранится оригинал документов. Изменения вносит новый стандарт оформления документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Компании не обязаны применять ГОСТ (ст. 4, 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но лучше использовать стандартные правила. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает. Если компания неверно заверит копию трудовой книжки, то у работника могут не принять ее в визовой службе или в банке. Тогда придется делать копию еще раз. Новый стандарт предусматривает разные отметки на копиях для внутреннего пользования в компании и для внешнего (п. 5.26ГОСТа). Копии для своей компании заверяйте, как раньше. Но чаще всего сотрудники просят копии, чтобы отдать сторонним организациям. На такой копии укажите место, где хранится оригинал.

По новому стандарту отметку о заверении документов ставьте под реквизитом «Подпись». Если документ без подписи, отметку можно поставить внизу листа. Заверьте копию печатью, если вы от нее не отказались, или штампом организации. Образец 1 — ниже.

Компания обязана выдать работнику документы по работе, если он их письменно запросил (ст. 62 ТК). Документы выдайте в срок три рабочих дня с момента, когда работник написал заявление. Если этого не сделать, трудинспекторы вправе оштрафовать организацию на 50 000 руб., а директора — на 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Образец, как с 1 июля за заполнить копию трудовой книжки:

Верно

Специалист отдела кадров  ________ ФИО

Дата заверения: 14.06.2018

Подлинник документа храниться в ЗАО «ХХХ»

В деле № 1/1-1

Comments are closed